Le pointage sur feuille d’heures Excel : une méthode traditionnelle qui montre ses limites

Dans le domaine du BTP, les feuilles d’heures Excel sont largement utilisées. C’est un support traditionnel qui permet la retranscription de l’activité du chantier et la transmission des données collectées aux responsables RH.

Les feuilles d’heures Excel dans le secteur du bâtiment

L’utilisation des feuilles Excel est monnaie courante dans le domaine du BTP. Ce type de support n’offre pourtant pas une flexibilité optimale. Il existe aujourd’hui des solutions avancées, comme l’application Digital Timesheets™ de Traxxeo, qui permettent plus de fluidité et de fiabilité dans la collecte des heures.

L’utilisation des feuilles d’heures Excel au quotidien

Les feuilles d’heures Excel sont utilisées par les conducteurs de travaux et les chefs de chantier pour noter les heures travaillées par les ouvriers. Souvent, les données sont collectées dans un premier temps sur papier puis retranscrites sur feuilles Excel dans la base de vie.

La saisie du temps de travail sur Excel

Le nombre d’heures effectuées par ouvrier doit être saisi tous les jours par les chefs d’équipe.

Les temps de travail doivent être rapportés :

• par employé
• par type d’heure
• par tâche

Les formats des feuilles Excel varient d’une entreprise à l’autre et parfois même d’un chantier à l’autre.

Parmi les types de fichiers utilisés sur Excel on trouve :

• les feuilles d’heures quotidiennes
• les feuilles d’heures hebdomadaires
• les feuilles d’heures mensuelles

Rassembler les données

Le manque d’homogénéité des supports et formats peut rendre la tâche laborieuse pour le département RH. Les données sont rapportées dans des délais variables et avec plus ou moins de fiabilité.

Le contrôleur de gestion doit lui aussi rester au fait de l’avancement du chantier, des heures effectuées et du temps passé sur chaque tâche. Ces données lui permettent de suivre le budget dépensé et de le confronter avec la structure de coûts (Work Breakdown Structure WBS).

Analyse et vérification des données

Les responsables RH doivent analyser, vérifier et traiter les données transmises via les feuilles d’heures hebdomadaires Excel. 

Les feuilles d’heures Excel permettent aux équipes RH de :

• Générer les fiches de paie
• Vérifier que les heures effectuées respectent le droit du travail

Les erreurs sur les fiches de paie doivent à tout prix être évitées. C’est pourquoi le travail de vérification est une étape essentielle dans le traitement des données.

L’utilisation des feuilles d’heures sur Excel sur le terrain

Les feuilles de d’heures Excel permettent de noter les présences et les absences des salariés sur la zone de travail. Elles relèvent également le nombre d’heures travaillées par chaque ouvrier. Le procédé de pointage est rendu complexe par la diversité du personnel : mobilité, sous-traitance, intérim…

Les feuilles d’heures Excel dans la pratique

La méthode des feuilles de pointage sur Excel peut s’avérer chronophage et imprécise. Les erreurs sont courantes et difficilement identifiables. C’est pourquoi la mise en place d’une solution de pointage virtuelle peut s’avérer indispensable. 

Traxxeo propose une pointeuse virtuelle accompagnée d’une application qui permet de suivre les heures effectuées par chaque employé de manière instantanée. La traçabilité des temps de travail devient alors fiable et systématique.

Les nouvelles méthodes de pointage

Parmi les solutions de pointage alternatives à Excel, il existe des méthodes qui répondent aussi bien aux besoins du terrain qu’à ceux de la hiérarchie.

Les nouvelles méthodes de pointage :

• Pointeuses RFID
• Pointeuses virtuelles
• Pointeuses biométriques
• Pointeuses QR code
• Application de pointage

Chaque méthode de pointage possède ses propres avantages et inconvénients. L’essentiel est de bien adapter le processus de relevé des heures à la technologie retenue.

Utilisation des feuilles d’heures Excel et productivité

Pour répondre aux attentes d’un marché compétitif, les entreprises du secteur du BTP doivent optimiser leur productivité. Cela passe par l’utilisation d’feuileoutils adaptés au terrain et par la gestion administrative.

Le secteur du bâtiment et ses contraintes

Le Code du travail impose des règles strictes sur le nombre d’heures et le type d’heures travaillées (heures de nuit, heures supplémentaires, heures le weekend…)

Les supports Excel ne permettent pas d’identifier instantanément le dépassement des heures. 

En utilisant l’application Digital Timesheet™, l’entreprise reçoit des alertes dans les cas suivants :

• Dépassement des heures légalement autorisées
• Non respect d’une règle de gestion
• Anomalies
• Etc……
  

Digital Timesheets™ : une solution complète et modulable

La solution de pointage Digital Timesheets™ de Traxxeo permet de fluidifier le processus de suivi des heures.

La solution se présente sous la forme d’une application mobile, disponible sur smartphone et tablette, couplée à une plateforme de gestion, et pouvant s’intégrer aux logiciels de gestion environnants (ERP, SIRH, paie, suivi financier, etc.).

En permettant à l’entreprise de suivre les heures des travailleurs en temps réel, d’optimiser les processus RH et le suivi financier de ses projets, Traxxeo lui assure une plus grande productivité.

Les avantages de l’application Digital Timesheets™ :

• Plus de granularité dans le suivi des données (codes chantier, désignation des travaux, types d’heures effectuées…)
• Respect du code du travail et de la législation facilité
• Identification des erreurs, incohérences et anomalie de manière instantanée
• Simplification de la vérification et du traitement des données par les responsables RH
• Optimisation du processus de gestion de la paie
• Meilleur suivi financier des coûts de la main d’œuvre